El Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI) promueve un adecuado modelo de gestión documental en México y Latinoamérica con el Curso-Taller: El Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos de la Red de Transparencia y Acceso a la Información Pública (RTA), impartido a sujetos obligados del país e integrantes de la Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA).
En la inauguración del curso, la Comisionada Presidenta del INAI, Blanca Lilia Ibarra Cadena, planteó que los documentos públicos son parte de los recursos gubernamentales de una nación y deben ser tratados adecuadamente y, a la postre, también facilitan el derecho de acceso a la información y la rendición de cuentas sobre las acciones y decisiones institucionales.
“Las personas tienen el derecho de acceder a la información pública, pero también a incidir en las decisiones que adoptan los ciudadanos, a participar más con las políticas públicas que se diseñan en el sector público, y a buscar de esa manera una gestión eficaz en los archivos y en los registros públicos”, destacó.
La Comisionada del INAI y Coordinadora de la Comisión Permanente de Gestión Documental y Archivos del Instituto, Josefina Román Vergara, explicó que este curso-taller se lleva a cabo en el marco del memorando de entendimiento suscrito por la ALA y la RTA, en el que se estableció el desarrollo de un programa de capacitación, con el objetivo de promover la implementación del Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos, elaborado por la Red.
“Este modelo elaborado por la RTA está basado en normas y buenas prácticas internacionales con un enfoque de apoyo a las estrategias de gobierno abierto de las organizaciones públicas, pero, sobre todo, en el respeto por la diversidad de legislación y políticas archivísticas nacionales y regionales de cada uno de los países que integran la RTA. No es un chaleco de fuerza, sino, como su nombre lo indica, es un modelo dinámico que se puede adaptar a las diversas realidades de las instituciones públicas”, expuso.
La Comisionada y Coordinadora de la Comisión Permanente de Tecnologías de la Información del INAI, Norma Julieta del Río Venegas, enfatizó que como encargada de la Plataforma Nacional de Transparencia (PNT) resulta prioritario abordar el tema de los archivos con las Unidades de Transparencia, para garantizar la adecuada conservación de documentos y la información pública que contienen.
“Ustedes en México conocerán este modelo de la Red de Transparencia, están conectados de diversos países, para escuchar experiencias, que nos harán crecer; el tema de archivos necesita seguirse trabajando y fomentando, porque la conservación de éstos y la memoria es importante para el acceso a la información”, subrayó.
El Comisionado Adrián Alcalá Méndez refirió que los archivos y la gestión documental son elementos esenciales para la implementación de políticas de transparencia proactiva y datos abiertos, ya que permiten generar y mantener información, y proporcionan datos de calidad.
El modelo de la RTA, “proporcionará mayor fiabilidad a los procesos de rendición de cuentas, documentando el contexto de producción y su trazabilidad hasta la puesta a disposición, además de garantizar la integridad y la disponibilidad de los datos a lo largo del tiempo durante todo el ciclo, garantizando que solo se elimine la información pública no relevante a través de procedimientos de valoración regulados que sean transparentes, pero que también sean participativos conforme al modelo de gobierno abierto”, detalló Alcalá Méndez.
En su oportunidad, Emma de Ramón Acevedo, Presidenta de ALA, planteó que la información es un insumo básico para cualquier gobierno; sin embargo, es fundamental que la ciudadanía tenga acceso a ella; considerando que el conocimiento de la gestión pública permite el avance de las naciones hacia países democráticos, pues poner en manos de la gente los datos que requieren les ayuda a resguardar sus derechos y a recordar sus deberes.
“Para tener acceso a la información son necesarios modelos de gestión de documentos; porque en estos tiempos se produce mucho más información. Por lo tanto, todas las manos y ojos de este salón son fundamentales para este fin, no solamente porque son los creadores de la memoria del futuro, sino que además son quienes hacen posible que la ciudadanía de todos nuestros países conozca lo que sus gobiernos hacen para el desarrollo de la sociedad”, expresó.
Laura Lizette Enríquez Rodríguez, Coordinadora de la Comisión de Archivos y Gestión Documental del Sistema Nacional de Transparencia (SNT), apuntó que la profesionalización de las personas servidoras públicas en materia archivística continúa siendo un gran reto en todos los niveles de gobierno y es un tema prioritario para los organismos garantes de transparencia, por el vínculo que existe entre la gestión documental con los derechos de acceso a la información y protección de datos personales.
“El Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos, impulsado por la RTA, es una herramienta de mucho valor, que propicia una visión integral desde los distintos ámbitos de la gestión documental, que facilita la conservación y disponibilidad de los documentos y establece las claves necesarias para aplicar decisiones relativas a los documentos en cualquier momento de su ciclo de vida”, afirmó.
Como parte del taller se llevaron a cabo las conferencias: Introducción al Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos (MGD) de la RTA para el acceso a la información y El Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos (MGD) de la RTA aplicado, ambas a cargo de Ricard Pérez Alcázar, Jefe del Área de Gestión Documental y Archivo Electrónico de la Subdirección General de los Archivos Estatales de España.
Así como las conferencias Estrategias de difusión y capacitación para la implementación y aplicación del MGD-RTA, dictada por Maximiliano Núñez Gómez, Analista de Gestión Documental del Consejo para la Transparencia de Chile; y la denominada El Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos (MGD) de la RTA: la experiencia uruguaya, impartida por Alejandra Villar, Presidenta del Consejo Ejecutivo de la Unidad de Acceso a la Información Pública de Uruguay.
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